Z pozoru wszystko wydaje się proste. Masz dokument, chcesz go przetłumaczyć, wysyłasz go do biura tłumaczeń i po prostu czekasz na gotowy przekład. Jednak w praktyce okazuje się, że cały ten proces ma więcej niż jeden krok. Czasem dokument jest nieczytelny, czasem brakuje strony, a czasem klient nie wie nawet, czy potrzebuje tłumaczenia zwykłego, czy przysięgłego. Efekt? Niepotrzebne opóźnienia, nieporozumienia i stres.
Ten artykuł powstał właśnie po to, żeby to uprościć. Bez specjalistycznego języka, bez nadęcia i bez skrótów myślowych. Po prostu żebyś wiedział, jak najlepiej przygotować dokument do tłumaczenia, na co zwrócić uwagę i co zrobić, żeby cały proces przebiegł szybko, sprawnie i bez niespodzianek. Zwłaszcza jeśli robisz to pierwszy raz w życiu.
Co najczęściej powoduje problemy przy tłumaczeniu?
Zacznijmy od samego początku. Często klienci wysyłają do nas pliki, które nie są ostatecznymi wersjami dokumentów. To mogą być szkice umów, niepodpisane formularze albo pliki, które ktoś wysłał SMS-em i które mają np. ucięty fragment tekstu. Zdarza się też, że klient zleca tłumaczenie decyzji urzędowej, ale bez strony, na której znajdują się podpisy i pieczątki. Nie z powodu zaniedbania – najczęściej po prostu nie zdaje sobie sprawy, że to istotne. Tymczasem tłumacz przysięgły nie może sobie niczego dopowiadać. Przekład musi być wierny i pełny. Jeśli czegoś brakuje w oryginale – to samo musi być odnotowane w tłumaczeniu przysięgłym. To nie są zasady wymyślone na potrzeby biura, to obowiązki wynikające z przepisów.
Innym, częstym problemem jest jakość samego dokumentu. Otrzymujemy skany lub zdjęcia, które są nieczytelne, rozmazane, ciemne albo mają cienie rąk i smartfonów. Czasem klienci wysyłają pliki zrobione „na szybko”, przykładowo zdjęcie paszportu zrobione w samochodzie. Rozumiemy, że nie każdy ma dostęp do skanera, ale jakość pliku naprawdę ma znaczenie. Tłumacz nie może zgadywać, czy dana litera to „i” czy „l”, czy numer to „3” czy „8”. Jeśli tekst jest nieczytelny, musi to zaznaczyć w treści tłumaczenia. I w niektórych przypadkach urząd może nie zaakceptować takiego dokumentu. A przecież tego wszyscy chcemy uniknąć.
Co warto wiedzieć, zanim wyślesz dokument?
Równie ważne jest to, aby dokument był kompletny. Wyrok sądu, wypis ze szpitala, świadectwo pracy – wszystkie te dokumenty mają więcej niż jedną stronę. Ale wiele osób przesyła tylko pierwszą, bo „reszta to przecież nic ważnego”. Niestety, nawet jeśli ostatnia strona zawiera tylko klauzulę o poufności albo podpis kierownika, to dla tłumacza przysięgłego ma znaczenie. Musi on przełożyć cały dokument w takiej formie, w jakiej został wydany. Pominięcie choćby jednej strony może sprawić, że tłumaczenie zostanie uznane za niekompletne. A to z kolei może wpłynąć na decyzję urzędnika, sądu lub notariusza. Warto więc po prostu przesłać całość, nawet jeśli wydaje Ci się, że ostatnia strona „nic nie wnosi”.
Kolejną rzeczą, która ma ogromne znaczenie, jest cel tłumaczenia. Nie każdy dokument wymaga tłumaczenia przysięgłego. Jeżeli chcesz tylko zrozumieć treść umowy albo potrzebujesz zaświadczenia na potrzeby rekrutacji w firmie prywatnej – wystarczy tłumaczenie zwykłe. Ale jeśli dokument trafi do USC, sądu, uczelni zagranicznej albo urzędu pracy, potrzebna będzie wersja przysięgła. I to nie dlatego, że taka wersja „lepiej wygląda”, tylko dlatego, że ma moc prawną. Tłumacz przysięgły poświadcza, że treść dokumentu jest zgodna z oryginałem, a sam dokument opatrzony jest jego podpisem i pieczęcią. Brak tej formy może oznaczać, że urząd w ogóle nie weźmie dokumentu pod uwagę.
W naszej codziennej pracy zdarza się, że klient przesyła dokument i pisze: „proszę o tłumaczenie”. Tylko tyle. Bez słowa o tym, do czego ma służyć, kto go będzie czytał i jak szybko musi być gotowy. A przecież to wszystko ma wpływ na wybór tłumacza, czas realizacji i format końcowy. Dlatego warto napisać od razu: „To zaświadczenie do USC w Polsce”, „To do rejestracji auta w Niemczech”, „To umowa, którą podpisuję w piątek u notariusza”. Takie informacje pozwalają nam dostosować usługę do Twoich realnych potrzeb.
Jak zadbać o szybsze i sprawniejsze tłumaczenie?
Co jeszcze może pójść nie tak? Czasami klienci próbują sami poprawiać treść dokumentów, zanim je prześlą do tłumaczenia. Usuwają podpisy, zmieniają dane, uzupełniają brakujące elementy. Często z dobrych chęci, żeby „było szybciej” lub „czytelniej”. Niestety, to tylko komplikuje sprawę. Tłumacz przysięgły nie może tłumaczyć dokumentu zmodyfikowanego przez klienta. Jeśli coś zostało edytowane, musi to zostać zaznaczone w treści tłumaczenia. A to może wzbudzić wątpliwości po stronie urzędu lub innej instytucji. Dlatego najlepiej przesłać oryginalny dokument, bez żadnych zmian. Jeśli coś jest niejasne – tłumacz dopyta, zamiast domyślać się, co klient miał na myśli.
I jeszcze jedno. Jeśli sprawa jest pilna – nie udawaj, że masz czas. Zdarza się, że ktoś pisze: „nie spieszy się”, a po dwóch godzinach dzwoni z pytaniem, czy tłumaczenie jest już gotowe. W porządku, rozumiemy, że czasem trudno się przyznać, że coś jest „na wczoraj”. Ale dla nas to naprawdę ważna informacja. Bo jeśli wiemy, że liczy się czas, możemy działać inaczej: zarezerwować czas tłumacza, przyspieszyć odbiór, przygotować plik elektroniczny jeszcze przed wersją papierową. To nie oznacza, że tłumaczenie będzie gorsze – oznacza tylko, że zajmiemy się nim w trybie priorytetowym. Oczywiście – ekspres kosztuje więcej, ale za to masz pewność, że zdążysz na spotkanie, do urzędu, na lot do innego kraju.
I na koniec najważniejsze: pytaj, jeśli czegoś nie wiesz. Możesz wysłać dokument bez zobowiązań i zapytać: „czy da się to przetłumaczyć?”, „czy potrzebuję wersji przysięgłej?”, „czy ten skan wystarczy?”. My naprawdę chętnie odpowiemy. I nie będziemy Cię naciskać na decyzję. Po prostu podpowiemy, co można zrobić, jaki będzie koszt, ile to potrwa i co będzie dalej.
Tłumaczenia to nie tylko język. To też forma, cel, termin, odpowiedzialność. Ale jeśli przygotujesz dokument dobrze, tłumaczenie będzie szybkie, poprawne i skuteczne. A Ty zaoszczędzisz czas, pieniądze i stres.
📩 Jeśli masz dokument, z którym nie wiesz, co zrobić – po prostu go wyślij: biuro@langease.pl
🌐 Więcej informacji znajdziesz na stronie: https://langease.pl