Jeszcze kilka lat temu tłumaczenie przysięgłe kojarzyło się wyłącznie z papierowym dokumentem – spiętym, opatrzonym pieczęcią tłumacza i jego odręcznym podpisem. Dziś, dzięki rozwojowi technologii i przepisów, coraz częściej klient może otrzymać tłumaczenie w formie elektronicznej. Plik PDF z kwalifikowanym podpisem elektronicznym tłumacza ma taką samą moc prawną, jak dokument papierowy. Brzmi prosto, ale w praktyce wciąż istnieją instytucje, które niechętnie akceptują e-dokumenty lub mają wobec nich szczegółowe wymagania. Dlatego przed zleceniem tłumaczenia w formie elektronicznej warto wiedzieć, jak wygląda sytuacja prawna, jakie są realne praktyki urzędów i kiedy lepiej postawić na tradycyjną wersję papierową.
Czym właściwie jest e-dokument w tłumaczeniu przysięgłym
E-dokument to tłumaczenie wykonane przez tłumacza przysięgłego, zapisane w formacie elektronicznym (najczęściej PDF), opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz pieczęcią w wersji cyfrowej. Podpis kwalifikowany to forma podpisu elektronicznego, która jest prawnie równoważna podpisowi odręcznemu w całej Unii Europejskiej. W praktyce oznacza to, że taki plik można przesłać mailem, złożyć w urzędzie przez platformę ePUAP, a jego autentyczność da się sprawdzić w dowolnym momencie za pomocą specjalnych narzędzi weryfikacyjnych (np. dostępnych na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji).
Tłumacz przysięgły, przygotowując e-dokument, wprowadza do niego wszystkie elementy wymagane prawem:
- treść tłumaczenia wraz z formułą poświadczającą,
- swoje imię, nazwisko i język, w którym posiada uprawnienia,
- informację o rodzaju dokumentu źródłowego (oryginał, kopia, wydruk elektroniczny),
- podpis kwalifikowany i nierzadko pieczęć w formie graficznej.
Jak wygląda akceptacja e-dokumentów przez instytucje
Z prawnego punktu widzenia, tłumaczenie z podpisem kwalifikowanym ma taką samą moc, jak jego wersja papierowa. Jednak praktyka pokazuje, że różne instytucje w Polsce podchodzą do tego tematu w odmienny sposób.
- Urzędy stanu cywilnego (USC) – niektóre przyjmują e-dokumenty przy rejestracji urodzenia, małżeństwa czy uznaniu ojcostwa, ale sporo urzędów wciąż żąda wersji papierowej z pieczęcią. Szczególnie w mniejszych miejscowościach urzędnicy wolą pracować na dokumentach fizycznych.
- Sądy – te, które korzystają z Portalu Informacyjnego i ePUAP, zwykle akceptują pliki PDF podpisane kwalifikowanym podpisem. Jednak w sprawach, gdzie tłumaczenie musi być dołączone do akt papierowych, sąd poprosi o wersję wydrukowaną i podpisaną ręcznie.
- Notariusze – w przypadku aktów notarialnych i umów zawieranych w kancelarii notarialnej najczęściej wymagana jest wersja papierowa. Wynika to z faktu, że dokument jest wpinany bezpośrednio do aktu i staje się częścią dokumentacji papierowej.
- ZUS i urzędy skarbowe – tu akceptacja e-dokumentów jest znacznie szersza, szczególnie jeśli cała procedura odbywa się elektronicznie. Wiele spraw można załatwić, przesyłając tłumaczenie przez ePUAP lub pocztę elektroniczną.
Przykład z praktyki Langease
Niedawno realizowaliśmy tłumaczenie przysięgłe aktu urodzenia klientki, które miało być złożone w polskim USC w dużym mieście. Urząd potwierdził telefonicznie, że przyjmie wersję elektroniczną z podpisem kwalifikowanym, ponieważ cała procedura odbywała się zdalnie. Dzięki temu klientka otrzymała plik PDF tego samego dnia, unikając kosztów wysyłki i kilku dni oczekiwania na przesyłkę papierową. Tydzień później inny klient zamówił podobne tłumaczenie do USC w małej miejscowości. W tym przypadku urząd nie akceptował e-dokumentów i zażądał wersji papierowej. Różnica w procedurach pokazała, jak ważne jest wcześniejsze sprawdzenie wymagań instytucji.
Dlaczego warto pytać o formę dokumentu przed zleceniem
Największym błędem jest zakładanie, że skoro przepisy dopuszczają e-dokumenty, każda instytucja będzie je akceptować. W rzeczywistości interpretacja może zależeć od wewnętrznych procedur urzędu lub po prostu od przyzwyczajeń pracowników. Dlatego w Langease zawsze zachęcamy klientów, aby przed zleceniem tłumaczenia skontaktowali się z miejscem, w którym będą składać dokument. Często robimy to również w ich imieniu, aby od razu ustalić właściwą formę – elektroniczną lub papierową. Dzięki temu klient dostaje od razu dokument w odpowiednim formacie, bez ryzyka ponoszenia dodatkowych kosztów czy opóźnień.
Zalety i ograniczenia e-dokumentów
E-dokumenty mają wiele zalet:
- szybkość realizacji – dokument może być gotowy w ciągu kilku godzin,
- wygoda – brak konieczności odbioru osobistego lub oczekiwania na przesyłkę,
- możliwość łatwego przesłania – plik PDF można wysłać mailem lub przez platformę elektroniczną,
- archiwizacja – e-dokument można przechowywać bez ryzyka utraty jakości.
Jednak mają też swoje ograniczenia. Jeśli urząd lub instytucja pracuje wyłącznie na dokumentach papierowych, e-dokument nie zostanie przyjęty. W takich przypadkach i tak trzeba będzie wykonać wydruk i dostarczyć go osobiście lub pocztą.
E-dokumenty w tłumaczeniach przysięgłych to nowoczesne i wygodne rozwiązanie, które pozwala znacznie skrócić czas realizacji i uprościć formalności. Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie instytucje w Polsce są gotowe na pełne przejście w tryb elektroniczny. Dlatego kluczowe jest wcześniejsze sprawdzenie, czy dana instytucja zaakceptuje plik PDF z podpisem kwalifikowanym.
W Langease przygotowujemy zarówno e-dokumenty, jak i tłumaczenia w formie papierowej – zawsze w formacie dopasowanym do wymogów miejsca, w którym będą składane. Jeśli potrzebujesz tłumaczenia przysięgłego w formie elektronicznej lub chcesz dowiedzieć się, która opcja będzie dla Ciebie najlepsza, napisz do nas na biuro@langease.pl lub sprawdź naszą ofertę.